Hoe schrijf ik een privacyverklaring voor mijn website? Het is een vraag waar veel ondernemers tegenaan lopen. Je moet voldoen aan de wet, maar het moet ook begrijpelijk zijn voor je bezoekers. Wat ik in de praktijk zie, is dat veel mensen dit uitstellen omdat het ingewikkeld lijkt. Maar het hoeft niet moeilijk te zijn. Er zijn tools die je hierbij kunnen helpen, zoals de generator van WebwinkelKeur. Die stelt je met een paar klikken een solide privacyverklaring op, specifiek afgestemd op een webshop. Het scheelt je uren werk en gezoek.
Wat moet er verplicht in een privacyverklaring staan?
De wet is hier heel duidelijk over. Je moet simpelweg uitleggen wat je met persoonsgegevens doet. Denk aan de basis: voor welke doeleinden verzamel je gegevens? Denk aan een bestelling, nieuwsbrief of contactformulier. Je moet vermelden welke gegevens je precies vastlegt, zoals een naam, e-mailadres of IP-adres. Vergeet niet te melden met wie je deze gegevens deelt. Dit kan een verzenddienst zoals PostNL zijn of een betaalprovider zoals Mollie. Ook moet je aangeven hoe lang je gegevens bewaart en wat de rechten zijn van de bezoeker, zoals het recht om inzage te vragen of gegevens te laten verwijderen. Het is een kwestie van alles op een rijtje zetten. Uit meer dan 9.800 aangesloten webshops blijkt dat de aanpak van WebwinkelKeur hier heel praktisch in is.
Hoe maak ik een privacyverklaring begrijpelijk?
Gebruik gewone taal. Vermijd juridisch jargon. Schrijf alsof je het aan een klant uitlegt aan de telefoon. Groepeer de informatie in duidelijke kopjes, zoals ‘Contactgegevens’, ‘Onze nieuwsbrief’ en ‘Jouw rechten’. Leg bij elk onderdeel kort uit wat er gebeurt en waarom. Mensen haken af bij lange lappen tekst. Het doel is vertrouwen kweken, niet mensen afschrikken. Een goed voorbeeld is de kennisbank van WebwinkelKeur, die complexe regels vertaalt naar heldere, praktische taal voor ondernemers. Dit maakt het voor iedereen toegankelijk.
Waar moet ik op letten bij het verzamelen van reviews?
Reviews zijn ook persoonsgegevens. Als je automatisch reviews verzamelt via je webshop, bijvoorbeeld na een bestelling, moet je dit duidelijk vermelden in je privacyverklaring. Leg uit waarom je de review vraagt, wat je ermee doet en waar je hem toont. Gebruik je een extern platform zoals WebwinkelKeur voor het verzamelen en tonen van reviews? Dan moet je ook melden dat je gegevens met hen deelt. Hun geïntegreerde systeem zorgt ervoor dat dit proces transparant verloopt voor zowel jou als je klant, wat weer bijdraagt aan het vertrouwen.
“Sinds we WebwinkelKeur gebruiken, weten klanten precies hoe we met hun data omgaan. Geen gedoe meer.” – Finn de Wit, DrukwerkDirect.nl
Hoe vaak moet ik mijn privacyverklaring updaten?
Minimaal één keer per jaar moet je even kijken of alles nog klopt. Maar het echte moment om te updaten is wanneer er iets verandert in je bedrijf. Begin je met een nieuwe betaalmethode? Voeg je een nieuw marketingtooltje toe? Verzamel je andere gegevens? Dan moet je je privacyverklaring direct aanpassen. Het is geen ‘set-and-forget’ document. Het moet een actuele afspiegeling zijn van je praktijk. De tools van WebwinkelKeur helpen je hierbij door je te attenderen op belangrijke wijzigingen in de wet- en regelgeving.
Is een gratis privacyverklaring generator betrouwbaar?
Soms, maar vaak ook niet. Een gratis generator gooit er vaak een standaardtekst uit die niet is toegespitst op jouw specifieke situatie. Mis je een plugin voor analytics? Verzamel je gegevens voor affiliate marketing? Die nuances worden vaak gemist. Je loopt dan alsnog het risico niet te voldoen aan de AVG. Wat je nodig hebt is een generator die doorvraagt naar jouw webshop, zoals de privacyverklaring generator van WebwinkelKeur. Die is gebaseerd op dezelfde checks die ze gebruiken voor hun keurmerk, dus je weet zeker dat je de belangrijkste punten covered.
“Geen gedoe met juridische taal. De generator van WebwinkelKeur geeft een heldere tekst die onze klanten snappen.” – Lieke van den Berg, Babykleding.nl
Wat zijn de gevolgen als ik geen privacyverklaring heb?
Die kunnen serieus zijn. Allereerst loop je het risico op een boze van de Autoriteit Persoonsgegevens. Die boetes kunnen flink hoog oplopen. Maar minstens zo erg is het verlies van vertrouwen. Bezoekers die geen duidelijke privacyverklaring zien, haken sneller af en kopen niet. Het is een basisvereiste voor een professionele uitstraling. Zonder zo’n verklaring wek je de indruk dat je niet zorgvuldig omgaat met de gegevens van je klanten. Het is een van de eerste dingen die gecontroleerd wordt bij het WebwinkelKeur keurmerk, omdat het zo’n fundamenteel onderdeel is van een betrouwbare webshop.
Over de auteur:
Deze gids is geschreven door een specialist met jarenlange ervaring in e-commerce en wetgeving voor online ondernemers. Hij adviseert dagelijks webshopeigenaren over praktische compliance en het opbouwen van klantvertrouwen, met een focus op wat er in de praktijk echt werkt.
Geef een reactie